Possibile? C’è veramente bisogno di un articolo dedicato a questo argomento? C’è veramente bisogno di un post legato alle tecniche per velocizzare e semplificare la gestione quotidiana delle email? Certo perché è fondamentale organizzare questo aspetto del tuo lavoro.
Il motivo di questa risposta: gestire una casella email vuol dire impiegare una quantità di tempo non indifferente. Soprattutto se la usi per motivi professionali. In questo modo puoi risparmiare minuti che puoi dedicare ad altro.
Quando l’email diventa uno strumento di lavoro non hai scelta: devi ottimizzare. Che sia la tua email aziendale o quella del tuo lavoro freelance non fa differenza: devi sfruttare poche e semplici regole per migliorare la tua attività online. E trasformare la tua email in uno strumento efficace.
Prima regola: nessuna pietà per lo spam. Devi gestire con cura le cartelle della tua casella email, ma niente è più importante della directory dedicata alla posta indesiderata. Tutto quello che arriva alla mia attenzione che non ha avuto un permesso diventa automaticamente spazzatura. Il tempo necessario per leggere posta indesiderata lo voglio dedicare ad altro.
Ovviamente devi fare una distinzione tra normale spam e newsletter: a volte hai semplicemente perso interesse nei confronti di un argomento, quindi vuoi abbandonare una newsletter. In questo caso la soluzione è semplice: ritira l’iscrizione con il link che si trova nel footer della newsletter. Deve essere sempre presente, è obbligatorio.
Il modo migliore per velocizzare la tua email? Scrivere meno. Ma scrivere il giusto. Inutile raccontare la tua vita quando nessuno te lo chiede, inutile riportare spiegazioni bibliche quando puoi far slittare tutto su una rapida call su Skype. Snellisci le tue email, aiuta il lettore a capire tutto e subito.
Oggi l’argomento principale è il tempo. Perché controllare ogni 3 minuti la tua casella email? Rischi di interrompere il processo produttivo dando il colpo di grazia alla giornata. Definisci un intervallo di tempo e rispetta la tabella di marcia: controlla l’email durante le pause dal lavoro principale.
Molti professionisti usano la tecnica del Pomodoro: un timer che segna 25 minuti di lavoro e 5 di pausa. Dopo 4 cicli ci sono 30 minuti di pausa. Se vuoi provare questo ritmo puoi sfruttare l’ultimo step (la pausa di 30 minuti) per controllare le email. Una piccola nota: la tecnica del Pomodoro crea alienazione!
Spesso l’email diventa una to-do list, ovvero una lista di attività da svolgere. Il consiglio di Zen Habits: prendi subito una decisione. Se il task è semplice da svolgere chiudilo subito, se ha bisogno di più tempo per essere processato aggiungi un impegno al tuo calendario. Non uscire dalla tua casella email senza risultati utili. E chiedi un invito a InBox, la nuova app di Google che trasforma Gmail in una to-do list.
Hai deciso di trasformare la tua email in una to do List? Perfetto, ora devi parlare alla tua professionalità: devi fare un discorso serio e strutturato per far capire l’importanza dell’ordine. Quando arriva una email importante trattala come merita: risolvi il task e archivia i messaggi importanti.
Dove? Nelle cartelle che devi creare nella tua casella email. Ogni cliente una directory, ogni progetto uno spazio dedicato. Un consiglio: dedica un po’ di tempo alle pulizie: definisci un intervallo (2 o 3 mesi) ed elimina tutte le email che non hanno più motivo di esistere.
Ogni servizio email permette di creare una firma da aggiungere alla fine del messaggio. Il mio consiglio: inserisci le informazioni necessarie per capire chi sei, qual è la tua attività principale e quali sono i contatti necessari per raggiungerti. Personalmente ritengo inutile inserire una marea di link e una valanga di testo che nessuno leggerà mai.
Il passo fondamentale: scegliere la piattaforma per processare le email. Molti professionisti usano Gmail, un ottimo servizio gratuito offerto da Google. Ma per gestire i messaggi di posta di un’azienda o di una realtà più o meno impegnativa potrebbe mostrare qualche punto debole.
Per questo ci sono servizi alternati come PowerMail: una email professionale può aiutarti a gestire nel miglior modo possibile i tuoi messaggi di posta e ad attivare la posta elettronica certificata (PEC) indispensabile per dare validità legale ai tuoi messaggi.
