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Uno dei motivi che ci spinge ad avere una PEC è il valore legale di questa comunicazione. L’email inviata attraverso questo percorso di posta elettronica certificata (significato dell’acronimo) ha il valore di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento. Non lo dico io, ma l’AGID.
Questo significa che grazie al valore legale della PEC puoi risolvere una serie di problemi più articolati. Senza dimenticare che in alcuni casi, come per le aziende e le partite IVA, creare una PEC è un obbligo legale. Ma per sfruttarla al meglio dobbiamo approfondire le caratteristiche e il valore giuridico.
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Perché la posta elettronica certificata ha valore legale? Questo mezzo di comunicazione, basato sulla classica email, ha queste condizioni perché soddisfa i requisiti previsti dalla normativa italiana. La quale fa capo al D.lgs. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale e regolamenti correlati.
Nello specifico, l’art 48 ci ricorda che “La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata”.
Quindi, stai considerando di creare una PEC e ti interroghi sulla sua valenza legale? Hai già valutato la procedura per configurare i client di posta elettronica? Queste domande sono fondamentali ma prima di procedere, e contattare un gestore come può essere Serverplan, è importante conoscere le basi del valore legale della PEC. Quindi, alla base deve esserci un mittente per inviare la comunicazione attraverso un gestore certificato che fa da garante. E un ricevente sempre con servizio di posta elettronica certificata. Il gestore del ricevente invia una ricevuta che prova la consegna del messaggio.
Da leggere: la scadenza della posta elettronica certificata
Sì, la ricevuta di avvenuta consegna della PEC ha valore legale ed è testimone della trasmissione del messaggio. Questo concetto è definito dal già citato articolo 48 del decreto legislativo 82. Il gestore PEC, chiaramente, deve generare la ricevuta con firma digitale per certificare l’avvenuta consegna. Tutto ciò prova, a livello legale, che il messaggio è stato effettivamente recapitato nella casella PEC del destinatario.
Nel momento in cui un utente manda una PEC dal suo account, il gestore manda una ricevuta di accettazione che indica appunto il fatto che il messaggio è stato confermato. E viene inviato, confermando inalterabilità e provenienza, al gestore PEC del destinatario che invia una notifica.
È la ricevuta di presa in carico a quello del mittente. Poi, manda la ricevuta di avvenuta consegna: questa è la prova più importante, l’equivalente della cartolina in una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo passaggio dà completo valore legale alla PEC a prescindere se sia stata letta o meno.
Per sintetizzare possiamo dire questo: la ricevuta di accettazione conferma che il messaggio è stato preso in carico dal gestore del mittente. Ma non prova che sia stato ricevuto dal destinatario. La ricevuta di avvenuta consegna prova che il messaggio è stato effettivamente mandato nella casella PEC del destinatario. Per questo ha lo stesso valore legale della ricevuta di ritorno di una raccomandata A/R: attenzione a questi passaggi.
Dai valore legale alle tue comunicazioni con una casella Pec
La posta elettronica certificata ha valore legale ma la firma digitale è decisiva in alcuni casi specifici. Ad esempio, per siglare documenti allegati alla PEC e renderli legalmente vincolanti. In ogni caso, la firma digitale è obbligatoria per sottoscrivere atti legali digitali dove è un requisito obbligatorio.
Proprio come corollario del punto precedente, la PEC perde valore legale nel momento in cui viene inviata a una casella di posta non contraddistinta dal meccanismo della posta elettronica certificata. Questo perché un dominio email tradizionale non possiede tutti i meccanismi del certificatore PEC. E non avrà la ricevuta di consegna. Questo è un problema tipico dell’inoltro PEC a favore di un indirizzo non certificato: si perde il valore legale.
Quindi, bisogna ricordare questo: una PEC è legalmente valida quando entrambi gli indirizzi condividono questa tecnologia altrimenti si tratta di una semplice notifica senza peso in termini giuridici. Questo vale anche quando si fa inoltro di una PEC a un indirizzo di email tradizionale.
Da leggere: invio PEC con CC e CCN
La conservazione della PEC è un altro argomento fondamentale per dare valore legale a queste comunicazioni. Il gestore della PEC conserva i log per 30 mesi e la semplice archiviazione dei messaggi di posta non è sufficiente. La legge italiana (articolo 44 del D.lgs. 82/2005) prevede che le comunicazioni PEC debbano essere conservate in modalità elettronica – garantendo integrità, leggibilità e tracciabilità – per almeno 10 anni.
Questo periodo di conservazione consente di verificare e tutelare la prova dell’invio e della ricezione del messaggio in caso di richiesta in termini legali. La conservazione legale comprende non solo il messaggio inviato e ricevuto ma anche le ricevute di accettazione e di consegna.
