Creare una firma per la PEC – la posta elettronica certificata – è importante per la tua attività. Perché in questo modo hai la possibilità di aggiungere un elemento di fiducia e riconoscimento a una comunicazione ufficiale. E dotata di riconoscibilità legale. Sai come funziona la PEC? La posta elettronica ma vale come raccomandata A/R e ti consente di inviare dei contenuti, delle risposte o delle domande in modo ufficiale.
Ciò che accade su questa linea ha valenza legale. La PEC non scade (se rinnovi il servizio) e non è difficile da utilizzare: è come mandare un’email. Ma avere una firma vuol dire avere un elemento di credibilità in più.
Prima di capire come procedere, è giusto avere ben presente le motivazioni che ti spingono a generare una firma per la tua email PEC.
Noi sappiamo che questo elemento ha come scopo la presenza di un nome e cognome, o di un brand, con altri elementi identificativi. Tipo il numero di telefono, il sito web, l’indirizzo fisico. Avere questa stringa di contenuto in calce alle tue email certificate vuol dire comunicare affidabilità, sicurezza. Puoi inviare la PEC a più contatti contemporaneamente, ma se c’è una firma alla fine del contenuto c’è maggior sicurezza e linearità.
Ora ti starai chiedendo: “Ok, devo creare la firma PEC. Ma cosa devo scrivere?”. La risposta è semplice: i dati indispensabili per dare al ricevente le informazioni base sulla tua persona. Ad esempio, è indispensabile comunicare l’identità di riferimento. Quindi, il tuo nome personale o quello aziendale.
Se hai un sito web puoi aggiungere l’URL dominio con tanto di link ipertestuale in modo da semplificare eventuale click da parte del lettore. Altre informazioni utili: indirizzo fisico, numero di telefono, eventuale Fax. Poi, se credi, aggiungi anche link ai profili social o un’immagine del tuo logo (ma non esagerare).
Dai valore legale alle tue comunicazioni con una casella Pec
Per realizzare una firma della tua posta elettronica certificata devi avere come riferimento il tuo client o il servizio che stai utilizzando. Ad esempio, se hai registrato una PEC con Serverplan e hai deciso di gestirla con Gmail o Outlook, la firma la dovrai impostare su queste applicazioni. I percorsi cambiano ma non nella sostanza, vediamo come si procede con Roundcube, la webmail di default per gli account Serverplan.
Una volta effettuato il login, vai nelle impostazioni cliccando sull’icona con ingranaggio e poi su identità seleziona l’email PEC collegata (ecco il tutorial per procedere con i vari parametri POP3 e IMAP).
A questo punto appare un box nel quale puoi aggiungere tutte le informazioni che vuoi mostrare nella firma PEC. Salvi e procedi con il primo invio. In questo modo, mandando la PEC c’è anche la firma.
