Quando decidi di andare oltre la classica posta gratuita e acquistare un servizio di posta elettronica con una marcia in più devi valutare sempre le opzioni e le caratteristiche. Se, ad esempio, non ti basta l’account Gmail devi anche capire perché hai bisogno di qualcosa in più.
Serverplan ha, da diversi anni ormai, gestito queste richieste con un servizio specifico: Powermail. Ovvero un servizio di posta elettronica professionale e avanzato che si adatta alle esigenze di chi ha confermato l’email come punto di riferimento per la comunicazione ufficiale.
Questo strumento – lanciato nel 1971 da Ray Tomlinson – è ancora uno dei punti di riferimento del traffico internet. Anche se si moltiplicano le opzioni per comunicare con strumenti sincronici, tipo le chat, mandare un’email ha il suo valore. Soprattutto se associamo il tutto a una PEC che dà valore legale. Ma quali sono le caratteristiche di un servizio di posta elettronica che può fare la differenza sia per uso personale che aziendale?
Una delle caratteristiche del servizio di posta elettronica è la gestione dei protocolli che ti consentono di inviare e ricevere messaggi. Un servizio email deve offrirti massimo controllo del protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) per accedere ai messaggi di posta elettronica direttamente sul server, consentendo di sincronizzare la posta su più dispositivi e gestire cartelle di posta senza dover scaricare i messaggi.
Poi c’è il protocollo POP3 (Post Office Protocol 3) per scaricare i messaggi dal server al proprio dispositivo. Dopo il download, i messaggi vengono rimossi dal server, liberando spazio e permettendo la gestione della posta in locale. Tutto questo è indispensabile per procedere al meglio con l’ottimizzazione del tuo lavoro.
Il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) è utilizzato per l’invio delle tue email. Garantisce la consegna dei messaggi ai server di destinazione, gestendo l’invio sicuro. Se un servizio di posta elettronica non garantisce un buon lavoro su questo fronte c’è il rischio che i messaggi vengano riconosciuti come non affidabili, annullando la consegna. Non a caso, chi lavora con l’email marketing si affida ai servizi server SMTP.
Da leggere: cosa sono le porte SMTP e come usarle al meglio
Un servizio di posta elettronica deve garantire un’interfaccia utente moderna che permette agli utenti di adattare l’aspetto del client di posta alle proprie preferenze. Sia per utenti individuali che per organizzazioni che necessitano di un client di posta elettronica web-based efficiente.
Noi di Serverplan proponiamo una soluzione di webmail nota come Roundcube, una piattaforma user-friendly che consente agli utenti di accedere alla posta elettronica direttamente da un browser web, offrendo funzionalità avanzate come la gestione dei contatti, calendario e filtri per la posta.
Il punto di forza di Roundcube? È una piattaforma di webmail open-source che offre un’interfaccia utente moderna e intuitiva per la gestione delle email. È progettata per fornire un’esperienza utente simile a quella di un client desktop, semplificando l’accesso e l’organizzazione della posta.
Un servizio di posta elettronica non può ignorare la sicurezza. Ad esempio, deve includere supporto per l’autenticazione a due fattori e la crittografia SSL/TLS per garantire la sicurezza delle comunicazioni email. Noi di Serverplan, ad esempio, per Powermail puntiamo verso alcuni parametri.
Per noi è importante che un servizio di posta elettronica abbia un backup incrementale con punti di ripristino ogni 6 ore per un massimo di 30 giorni di storico. I punti di ripristino frequenti servono a garantire la conservazione dei dati, il recupero di email e dati in caso di perdita accidentale o attacco.
La sicurezza di un servizio di posta elettronica è importante ma non basta assolutamente. Gli utenti devono poter creare, rinominare e organizzare cartelle per una gestione ottimale delle email. Ad esempio, Roundcube supporta le operazioni di drag-and-drop per spostare rapidamente i messaggi.
In un servizio di posta elettronica la rubrica e la gestione contatti svolgono un ruolo centrale se devi memorizzare, modificare e gestire i contatti. Ma anche importare ed esportare i nominativi in vari formati, e creare gruppi per una gestione semplificata. Tutto questo senza dimenticare gli allegati.
La tua email professionale senza più problemi di spazio
Le caratteristiche di un servizio di posta elettronica includono l’invio e la ricezione di allegati, con alcune funzioni avanzate. Tipo quella di mostrare anteprima file. Gli utenti possono anche inserire più elementi contemporaneamente e gestire gli allegati di grandi dimensioni con facilità.
Filtri di posta elettronica: sono presenti? Spero di sì. Gli utenti devono poter creare e gestire filtri di posta elettronica per organizzare automaticamente i messaggi in base a criteri specifici come l’oggetto, il mittente o altre condizioni. Su Powermail, ovviamente, questo è possibile. Anche perché dispone di una funzione di ricerca avanzata che permette di trovare rapidamente i messaggi di posta elettronica basandosi su vari criteri, inclusi:
Queste sono le caratteristiche di un servizio di posta elettronica che non possono e non devono mai mancare se cerchi qualcosa in più. Vuoi approfondire l’argomento? Contattaci o scrivi la tua domanda nei commenti di questo articolo: ti risponderemo il prima possibile con eventuali risposte.
