Il questo periodo è importante studiare e usare i migliori tool per gestire lo smart working, un settore che ha sempre trovato grande interesse ma che oggi diventa ancora più importante. Non è un mistero, l’emergenza Coronavirus (COVID-19) impone misure drastiche alle imprese.
Quindi abbiamo già dato un contributo alle aziende che vogliono portare a casa il lavoro quotidiano dei propri dipendenti. Ma non è sufficiente, almeno non in questo momento storico.
Ecco perché abbiamo deciso di riassumere in un articolo quelli che sono gli strumenti, le utility e i tool indispensabili (almeno dal mio punto di vista) per lavorare anche da casa.
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Inutile perdere tempo, questo è lo step di partenza per ottenere subito grandi benefici: Google Drive può fare la differenza perché ti consente di creare una base di lavoro.
Qui hai ciò che ti serve per riprodurre il tuo ufficio in cloud. C’è uno spazio di archiviazione che puoi usare per immagazzinare e condividere file, ma hai a disposizione una suite di strumenti per scrivere, creare fogli di calcolo, gestire form e questionari.
Senza dimenticare le presentazioni. Se vuoi collaborare e condividere online devi iscriverti a Google Drive iniziando con un account di posta Gmail. Il resto è semplice, basta seguire questo link www.google.com/drive. Uno dei vantaggi essenziali: puoi impostare il lavoro offline sui documenti che ti servono così hai la possibilità di intervenire e modificare sempre.
Puoi lavorare in qualsiasi condizione. Anche da computer, tablet o smartphone, quando non hai linea e hai una scadenza incombente. Questa tecnologia applicata allo smart working.
Da leggere: le migliori app per il lavoro online
Hai bisogno di un’applicazione condivisa per mantenere il ritmo del lavoro e condividere con il tuo gruppo il timing delle attività? Può essere un’idea usare Toggl, un’applicazione essenziale di time tracking che consente di creare report e attivare il tutto attraverso il browser del computer o con app su smartphone. Puoi iniziare qui, sull’indirizzo www.toggl.com.
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Altra soluzione che ha fatto scuola tra i tool per gestire lo smart working. Dropbox è una realtà utile per creare delle cartelle condivise per condividere file tra dispositivi differenti.
Puoi utilizzare questa utility per creare cartelle di lavoro tra colleghi e fare in modo che si aggiornino automaticamente nel momento in cui si aggiungono o eliminano file. Hai anche la possibilità di ottenere directory pubbliche che tutti possono vedere, impostando la privacy.
Alternative
Per molti la migliore realtà sul mercato per creare videoconferenze e fare videochiamate. Anche se Skype resta la soluzione migliore per fare telefonate online, nel settore VOIP c’è altro
Per questo sento la necessità di suggerire strumenti come Zoom (https://zoom.us) che ti permettono di organizzare webinar pubblici, e gratuiti se si rimane entro i 40 minuti.
Alternative
Per chi ha impegni ben organizzati, e all’improvviso si ritrova senza una bacheca fisica o un’agenda giornaliera, può trovare aiuto in Trello. Vale a dire una board digitale basata su una struttura Agile (metodologia di sviluppo presa dal mondo software) per organizzare progetti.
Come funziona? Si passa da uno status in cui le attività sono in bozze per poi arrivare alla lavorazione e infine alla consegna. Ogni attività è divisa in task che puoi assegnare, descrivere, arricchire con contenuti allegati e attribuire a determinati elementi del team. In questo modo consegni i lavori in un tempo stabilito. Ottimizzando la produttività, sempre e comunque.
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Questa soluzione è perfetta per organizzare taccuini di appunti, idee e riflessioni comuni. Tra le possibilità che puoi mettere in campo grazie a Evernote (www.evernote.com) è la creazione di un luogo comune, e chiaramente digitale, da condividere con il tuo team di lavoro.
All’interno di questo block notes puoi permettere a chi lavora con te di lasciare link, ritagli di pagine web, note, video e quello che serve per avere confronto onesto e produttivo.
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Impossibile elencare i migliori tool per gestire lo smart working e il lavoro remoto da casa senza citare Slack. In realtà questa chat professionale – che contempla decine di funzioni accessorie – è perfetta non solo per chi lavora a distanza: si usa ovunque, anche in ufficio.
Ma è chiaro che l’elasticità con cui consente di organizzare spazi di confronto diversi può far comodo soprattutto a chi si trova a dover lavorare senza un luogo condiviso.
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Questa soluzione, pensata proprio per aiutare le aziende nel momento in cui devono passare dall’ufficio al lavoro domiciliare, permette di creare una copia virtuale dei device professionali su qualsiasi computer o tablet. Agevolando così il remote working. Caratteristiche:
Tutto questo gratuito per 30 giorni. Un contributo per aiutare a superare il momento di difficoltà che molte aziende si trovano ad affrontare in questo periodo. Ecco perché questa soluzione è stata segnalata sulla piattaforma governativa solidarietadigitale.agid.gov.it.
Questa è solo una prima selezione di quelli che sono i migliori strumenti per il remote working, quello che un tempo veniva inteso come telelavoro e che oggi prende nomi esotici.
Come, appunto, smart working. Che ha delle caratteristiche differenti e non vuol dire proprio lavoro da casa. Ma quel che conta, adesso, è lavorare sodo per organizzarsi al meglio. Secondo te quali sono i tool da aggiungere a questa lista? Lascia i tuoi consigli nei commenti.
